امروزه وجود اینترنت باعث ایجاد تغییر و تحولات زیادی در زندگی افراد شده است. با توجه به نقش مهمی که اینترنت و رایانه در زندگی افراد دارد، در کنار مهارت های سخت، سواد کامپیوتری و توانایی کار با نرم‌افزارها به یک مهارت ضروری تبدیل شده است. علاوه بر این افرادی که قصد دارند در دستگاه‌ها و فرصت های شغلی مناسب مشغول به کار شوند، می‌بایست حتما توانایی کار با رایانه را داشته باشند.
از جمله مهارت‌های بسیار ضروری، توانایی کار با نرم افزار آفیس و آموزش اکسس است که در انجام امور اداری و سازمانی کاربرد بسیار گسترده‌ای دارد. نیز دعوت می‌کنیم تا پایان این مطلب همراه ما باشید. در ادامه این مطلب قصد داریم تاثیر تسلط بر مهارت های آفیس در پروسه استخدام را بررسی کنیم.
تاریخچه نرم افزار آفیس
تاریخچه ساخت نرم افزار مایکروسافت آفیس 0.3 به سال 1992 برمی‌گردد. نرم افزار آفیس 0.3 با نام مایکروسافت آفیس 92 نیز شناخته می‌شود. در این زمان نرم افزار آفیس شامل برنامه‌های ورد، اکسل و پاورپوینت بود. پس از گذشت یک سال و در سال 1993 در نسخه پروفشنال آفیس، برنامه اکسس نیز به آن اضافه شد. در این زمان بسیاری از افراد علاقمند به یادگیری و آموزش اکسس بودند. پس از آن امکان نصب و اجرای نرم افزار آفیس علاوه بر کامپیوتر برای سیستم عامل مک او اس، اندروید و آی او اس فراهم شد. آخرین آپدیت نرم افزار آفیس مربوط به تاریخ 5 اکتبر 2021 است. بنا به گفته‌های شرکت مایکروسافت آپدیت بعدی در سال 2023 اجرا خواهد شد.
داشتن مهارت های آفیس در استخدام چه اهمیتی دارد؟
با در نظر گرفتن کاربرد فراوانی که نرم افزار آفیس در کسب و کارهای مختلف دارد، به جرئت می‌توان گفت که افرادی که فاقد این مهارت‌های هستند، قابلیت ورود به بازار کار در موقعیت‌های شغلی مناسب را ندارند. تلاش برای کسب مهارت های تخصصی آفیس به خصوص آموزش اکسس از مهارت های لازم برای افزایش اعتماد به نفس و افزایش شانس موفقیت در استخدام است. به عبارت دیگر می‌توان گفت که شرط اصلی بسیاری از موقعیت‌های شغلی، تسلط کامل افراد در کار با کامپيوتر و آشنایی با مجموعه نرم‌افزارهای مايکروسافت ورد است.
معرفی نرم‌افزارهای پرکاربرد آفیس
با تعدادی از پرکاربردترین نرم افزارهای آفیس که اسم بسیاری از آن‌ها برای شما آشناست، آشنا شوید.
نرم افزار اکسس (Access)
در تعریف نرم‌افزار اکسس (Access) باید گفت که این برنامه جزو یکی از قدرتمندترین و پرکاربردترین نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس به شمار می‌رود. کاربرد اصلی این برنامه برای حفظ و نگهداری اطلاعات و برنامه ریزی است. به عبارت دیگر می‌توان گفت که اکسس بانک داده‌ها محسوب می‌شود. این نرم افزار امکان استفاده از زبان برنامه نویسی "ویژوال بیسیک" برای برنامه‌های مختلف را دارد. افراد می‌توانند با یادگیری و آموزش اکسس لیست کاملی از داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز خود تهیه کنند و هر زمان که نیاز بود آن را بازیابی کنند. همچنین این نرم افزار داده‌های تکراری را تشخیص می‌دهد و در صورت نیاز می‌توان آن‌ها را حذف کرد. با ساماندهی داده‌ها می‌توان ارتباط بین اطلاعات را پیدا کرد و در نهایت گزارش کامل و دقیقی به دست آورد. در نظر داشته باشید که اکسس برای ساماندهی داده‌هایی که تعداد آن‌ها بیش از هزار است، کاربرد بیشتری دارد. آموزش اکسس برای توسعه برنامه‌های مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این برنامه‌ها عبارتند از:
برنامه‌های وب
برنامه‌های اداری
برنامه‌های تجاری
برنامه‌های شخصی
برنامه‌های گسترده
برنامه‌های فرانت-اند
مزایای نرم‌افزار اکسس
ایجاد ارتباط بین داده‌های ورودی در اکسس
عدم نیاز به دیگر نرم افزارهای پایگاه داده
امکان ایجاد پایگاه داده با چند جدول
امکان وارد کردن داده‌ها و اطلاعات موجود به فرمت‌های مختلف مانند: اس‌کیو‌ال سرور و اکسل
امکان خارج کردن داده‌ها و اطلاعات به فرمت‌های دلخواه
معایب نرم افزار اکسس
در نرم افزار نمی‌توان فایل خروجی اجرایی با فرمت exe را دریافت کرد.
نرم افزار اکسس قابلیت ساخت class و collection را ندارد.
نبود امکاناتی همچون stored procedure Trigger به دلیل دیتابیس نبودن نرم افزار
امنیت نرم افزار اکسس در درجه پایینی قرار دارد.
نصب این برنامه می‌تواند حجم زیادی از سیستم را اشغال کند.
با بالا رفتن تعداد رکوردها، ضریب اطمینان نرم افزار اکسس پایین می‌آید.
با بالا رفتن تعداد کاربران نرم افزار ضریب اطمینان برنامه به طور قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند.
نرم افزار ورد (Word)
می‌توان گفت که نرم افزار ورد word یکی از پرکاربردترین نرم‌افزارها به شمار می‌رود. نرم افزار ورد در واقع یک نرم افزار واژه پرداز است که برای آموزش تایپ، ویرایش و طراحی متون کاربرد دارد. این نرم افزار در بیشتر ادارات و شرکت‌های دولتی و خصوصی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
نرم افزار اوت لوک (Outlook)
نرم افزار اوت لوک برای ارسال، دریافت و مدیریت ایمیل‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین نرم‌افزار Outlook این امکان را به کاربران می‌دهد تا بتوانند با دیگران ارتباط متنی برقرار کنند.
نرم افزار اکسل (Excel)
کاربرد اصلی نرم افزار اکسل برای رسم نمودار، انجام عملیات ریاضی، تجزیه و تحلیل آماری و مرتب‌کردن داده‌ها درون جداول است.
نرم افزار پاورپوینت (PowerPoint)
اگر قصد دارید یک پرونده شامل نمودار، عکس، متن و غیره ایجاد کنید، می‌توانید از نرم افزار پاورپوینت کمک بگیرید. بسیاری از افراد برای کنفرانس‌های خود از این نرم افزار استفاده می‌کنند.
نرم افزار وان نوت (OneNote)
این نوع نرم‌افزار برای یادداشت کردن به طور روزانه به کار برده می‌شود.
نرم افزار پابلیشر (Publisher)
اگر قصد طراحی کارت ویزیت، بروشور و غیره را دارید، این نرم‌افزار می‌تواند به شما کمک زیادی کند.
نرم افزار ویزیو (Visio)
ویزیو، یکی از مهارت های کامپیوتری است که برای طراحی و ایجاد فلوچارت، نمودار، نقشه و غیره از نرم افزار Visio استفاده می‌شود.
نرم افزار اینفوپث (InfoPath)
برای طراحی و ساخت انواع فرم‌های الکترونیکی و انتشار آن از نرم‌افزار InfoPath استفاده می‌شود.
نرم افزار تیمز (Teams)
این نوع نرم‌افزار بیشتر برای چت و گفتگوهای کاری مورد استفاده قرار می‌گیرد.
نرم افزار پروجکت (Project)
برای مدیریت پروژه‌ها و برنامه‌ها، با هدف تجزیه و تحلیل فعالیت‌ها، تخصیص منابع به یک طرح مشخص و مدیریت بودجه کاربرد دارد.
راه‌های یادگیری مهارت های آفیس
افراد می‌توانند بدون در نظر گرفتن سن، جنسیت، سوابق تحصیلی و غیره برای یادگیری مهارت کار کردن با نرم افزار آفیس و آموزش اکسس و soft skills اقدام کنند. نکته قابل توجه این است که برای یاد گرفتن مهارت کار کردن با مایکروسافت آفیس نیازی به داشتن مهارت پایه‌ای وجود ندارد. یکی از رایج‌ترین روش‌ها مراجعه به مراکز آموزشی علوم کامپیوتری است.
ممکن است برخی از افراد امکان و وقت مراجعه حضوری برای یادگیری علوم کامپیوتری را نداشته باشند. این افراد می‌توانند از طریق مطالعه کتاب، استفاده از دوره های آموزشی مانند دوره رایگان اکسس استفاده کنند. افراد می‌توانند از طریق سایت‌های آموزشی به این ویدئوها دسترسی پیدا کنند.
جمع بندی:
با افزایش سطح تکنولوژی در دنیای امروزی، بیشتر مشاغل به سمت اینترنتی شدن سوق پیدا کرده‌اند. بنابراین انعطاف پذیری و یادگیری مهارت کار با کامپیوتر به خصوص مهارت های نرم افزار مایکروسافت آفیس و آموزش اکسس، می‌تواند یک مزیت در رزومه کاری افراد محسوب شود. به عبارت دیگر می‌توان گفت که هر چقدر مهارت افراد در کار با کامپیوتر بیشتر باشد، می‌تواند باعث پیدا کردن شغل و جایگاه مناسب‌تر با حقوق دریافتی بالاتری شود.