نحوه استفاده از ماتریس مدیریت زمان برای انجام کارهای مهم

به گزارش سایت طلا،استیون کووی در کتاب خود، عادت­های افراد موفق که ماتریس مدیریت زمان را می دانند بررسی کرده است. کووی زمانی را که بیدار هستیم و می گذرانیم را به چهار ربع تبدیل کرده است:

ربع 1: فوری و مهم. مانند: مراجعه به پزشک در مواقع اضطراری، یا متوقف کردن کودکی که به سمت جاده پر از ماشین می دود.
ربع 2: فوری نیست، اما مهم است. مانند: عوض کردن روغن اتومبیل که زمان آن رسیده است، یا رفتن به شرکت و انجام کارهای داخلی شرکت و پاسخ به تماس های دریافتی مشتریان.
ربع 3: فوری است، اما مهم نیست. مانند: کارمندی که می خواهد مرخصی بگیرد تا به کار دیگری بپردازد یا به پیشنهادات "زمان محدود" پاسخ دهد.
ربع 4: نه فوری و نه مهم است. مانند: چرخیدن در فضای رسانه­های اجتماعی، پاسخ به نظرت ارسال شده روی وب سایت افرادی که نمی شناسید یا تماشای جلسات پر حاشیه تلویزیونی.

این نمودار ماتریسی است که توسط Sage Automation نشان داده شده است:

برای استفاده بهینه از این چهار بخش، باید بی رحمانه در مورد چگونگی و تعیین شرایط کووی صادق باشیم. در اینجا نحوه انجام این کار آورده شده است:

وقت خود را مانند دلار کنید

اگر میخواهید وقت­هایی که در زندگیتان تلف می شود را از بین ببرید، شروع کنید طوری با وقت خود رفتار کنید مثل اینکه دلار باشد.

دیو رمزی، کارشناس امور مالی، پیشنهاد می کند با جدول بندی همه پول خود، هر پنی از پول خود را ردیابی کنید. به عنوان مثال 1000 دلار از حقوق بعدی شما ممکن است در گروه "اجاره" قرار گیرد، 400 دلار برای "مواد غذایی" و غیره.

تا زمانی که شروع به نامگذاری و مدیریت زمان خود نکنید، مدیریت زمان چیزی بیشتر از حدس و ایده نخواهد بود. ترکیب ماتریس مدیریت زمان کووی و تکنیک رمزی اولین قدم برای قرار دادن خود در صندلی راننده مدیریت زمان است. شاید شما تصمیم بگیرید که وقت شما 30 دلار در ساعت ارزش داشته باشد. به عنوان مثال، در پایان تماشای نتفلیکس متوجه می شوید که 4.5 ساعت از وقت خود را صرف کرده اید. این مقدار به ارزش خالص 135 دلار می رسد. این را در یک گزارش روزانه در بخش "سرگرمی" ثبت کنید.

در حالی که ممکن است 135 دلار صرف تماشای تلویزیون بکنید، وقتی متوجه شوید که در یک ماه، 1485 دلار در این گروه از لیست خود خرج کرده اید، چه احساسی خواهید داشت؟ به عنوان یک مرجع، موجودی موجود برای یک ماه 31 روزه، با فرض 16 ساعت بیداری در روز، به 14880 دلار می رسد. ساعات کار به تنهایی احتمالا چیزی در محدوده 4500 تا 6000 دلار می شود.

اکنون شما این قدرت را دارید که برای مدیریت اولویت های خود شفافیت واقعی ایجاد کنید. آیا واقعا تماشای تلویزیون تقریبا به 10 درصد از کل ساعت بیداری شما می ارزد؟ فقط شما می توانید به این سوال پاسخ دهید.

خود را برای موفقیت در مدیریت ماتریس زمان آماده کنید

با نوشتن هر کاری شروع کنید

در این مرحله تمام تلاش شما این است که ذهن خود را خالی کنید. انرژی خود را صرف فکر کردن در مورد فوریت، اهمیت یا مهلت نکنید. آن قسمت بعدا می آید. در حال حاظر، فقط تلاش خود را انجام دهید تا همه وظایف موجود در داخل ذهن شما به یک صفحه گسترده روی کاغذ تبدیل شود.

از هر ابزاری که به درد شما بخورد، استفاده کنید تا بنوانید هر چه سریع­تر افکار خود را تخلیه کنید. متوقف نشوید تا جایی که مطمئن شوید همه چیز را بدست آورده­اید.

سپس برای هر کار، یک مهلت تعیین کنید

با کارهایی که مهلت آن­ها در حال تمام شدن هستند شروع کنید. همچنین برای حفظ روابط بهتر، اگر می خواهید تعهداتی را که به افراد دیگر داده­اید در اولویت قرار دهید. در صورت امکان، مهلت­های خود را زودتر از آنچه که قول داده اید، تنظیم کنید. با هدف مدیریت زمان شروع به شناخته شدن به عنوان فردی کنید که به قول­هایش عمل می کند و سر وقت کارشان را انجام می دهند.

وظایفی را که می دانید فوری هستند برجسته کنید. در استفاده از اصطلاح "فوری" مراقب باشید. آنچه برای شما ضروری به نظر می رسد ممکن است هیچ تاثیری برای خانواده، دوستان و مشتریان شما نداشته باشد. همه باید تعریف شخصی خود را ارائه دهند اما برای شروع، از این طبقه بندی ناچیز استفاده کنید.

لیست خود را از نظر اهمیت مرتب کنید

این جایی است که استفاده از صفحه گسترده به جای کاغذ و قلم واقعا جواب می دهد. اگر از کارت­های کاغذی یا فهرست استفاده می کنید، یک ستون اهمیت را در صفحه گسترده خود وارد کنید یا یک قلم یا نشانگر رنگ دیگری انتخاب کنبد. به هر کار درجه بندی از 1 (به هیچ وجه ممکن) تا 100 (بیشترین اهمیت) بدهید.

3. زنگی خود را به ماتریس مدیریت زمان وصل کنید

شروع به انتقال هر کار به یکی از چهار ربع ماتریس کنید. با جایگذاری­های واضح شروع کنید. شما می توانید از نظر اهمیت یا فوریت، مجددا موارد را تنظیم کنید و این خوب است. ممکن است متوجه شوید که بعضی از کارها آنقدر که فکر می کردید مهم و فوری نیستند.

ربع اول: یک نوار فرود را حفظ کنید

سعی کنید تا جایی که می توانید از انجام کارهای بیهوده به جای انجام کارهای مهم دوری کنید. این ممکن است در اولین تلاش برای مدیریت زمان امکان پذیر نباشد اما یک هدف دوربرد را برای حفظ فضای باز در ربع اول تعیین کنید. شما می توانید این کار را با پرداختن به وظایفی که در سه ربع دیگر به همان اندازه کارآمد و موثر هستند، انجام دهید.

ربع دوم: این کارها را با بلاک کردنشان از لیست زمانی خود خارج کنید

اگر چیزی مهم باشد، احتمال اینکه ناگهان فوری شود، هست. بعنوان مثال در مثال تعویض روغن، بدیهی است که شما می خواهید این کار را قبل از اینکه موتور شما خراب شود انجام دهید. سایر موارد ربع دوم ممکن است هرگز فوری نباشند، اما اسن از اهمیت کارهای ربع دوم نمی کاهد. بدون تلاش آگاهانه برای برنامه ریزی این وظایف، آن ها برای همیشه لغو خواهند شد.

ربع سوم: درمورد موارد فوری خود چند سوال مطرح کنید

حداقل یک مشکل با این بخش این است که کارهای فوری غالبا به عنوان مهم در نظر گرفته می شوند. اشتباه گرفتن این دو معمول است، بنابراین یادگیری این تفاوت بسیار مهم است. بررسی یک مشتری در لحظه­ای که او مراجعه کرده است فوری است درحالی که نامه ای از طرف نماینده بیمه شما که می خواهد یک برنامه بررسی سالانه بیمه نامه را بررسی کند، احتمالا می تواند تا جمعه صبر کند.

ربع چهارم: از فعالیت­های غیر ضروری و مهم خود نهایت استفاده را ببرید

ابتدا با حذف یا تعویض اختیاراتی که بهترین استفاده از وقت شما نیست، شروع کنید. گزارشی که باید دوباره اصلاح شود، احتمالا یک کارآموز می تواند این کار را برای شما انجام دهد. برای خودکار کردن ایمیل­های جست و جوی خود، از نرم افزار فروش استفاده کنید تا مجبور نباشید همه آن­ها را خودتان بفرستید. وقتی نوبت به استراحت می شود، مراقب فعالیت­هایی باشید که باعث می شوند احساس سرحالی داشته باشید یا خستگی. به قدم زدن در جنگل بله بگویید و یه بحث و جدال با غریبه­ ها در شبکه­های اجتماعی نه. با انتخاب هوشمندانه فعالیت­های اوقات فراغت، بیشترین بهره را از ربع چهارم ببرید.