به گزارش سایت طلا ،این نکات برای دسترسی همزمان به چند حساب، تنظیم فیلترها و موارد دیگر بسیار کارآمد است.
حتی با وجود برنامه هایی مانند Zoom و Slack، ایمیل همچنان قسمت عظیمی از زندگی شخصی و شغلی ما است. این احتمال وجود دارد که حداقل یکی از حسابهای ایمیل شما از طریق Gmail باشد که بیش از 1.5 میلیارد کاربر دارد.
اگرچه احتمالاً اصول Gmail را می دانید، اما ویژگی ها و ترفندهای زیادی وجود دارد که ممکن است از دست داده باشید ولی به شما کمک می کند زندگی دیجیتالی خود را ساده کنید. (همچنین برنامه های شخص ثالثی مانند Kiwi برای Gmail وجود دارد که چندین حساب را در یک برنامه جمع می کند.)
در اینجا 10 ابزاری آورده شده است که به شما کمک می کند هوشمندانه تر با Gmail کار کنید.
همگام سازی با تقویم
اگر قرار ملاقات خود را در تقویم Gmail خود قرار ندهم، آن را به خاطر نمی آورم. حتی اگر معمولاً یک رویداد یا یادآوری را در حساب Google در تلفن خود چسبانده اید، این رویدادها به طور خودکار با تقویم Gmail شما در بین دستگاه ها همگام می شوند. با کلیک بر روی نماد Google wafle و انتخاب تقویم، می توانید تقویم Gmail خود را روی دسک تاپ پیدا کنید. یا می توانید برنامه Google Calendar را برای دستگاه آیفون یا اندروید خود بارگیری کنید (ممکن است تلفن اندروید شما به طور پیش فرض آن را داشته باشد).
همزمان به چندین حساب دسترسی پیدا کنید
اگر بیش از یک حساب Gmail فعال دارید، می توانید بدون هیچ زحمتی بین آنها جابجا شوید. کافیست روی نماد پروفایل خود در بالا سمت راست (تلفن همراه یا دسک تاپ) کلیک کنید و افزودن حساب دیگر را انتخاب کنید. از آنجا فقط وارد سیستم می شوید و در آینده با کلیک بر روی نماد پروفایل خود به آن دسترسی خواهید داشت. اگر به طور مکرر به یکی از حساب ها دسترسی پیدا نکنید، از سیستم خارج می شوید.
اعمال فیلتر ها
این روزها با تعداد زیادی وب سایت که آدرس ایمیل شما را درخواست می کنند، صندوق ورودی شما ممکن است حیات وحش به نظر برسد. همچنین ممکن است فقط بخواهید ایمیل ها را بهتر سازماندهی کرده و از طریق افراد خاصی اولویت را تعیین کنید. اینجاست که فیلترها به کار شما می آیند. برای راه اندازی فیلتر، Gmail را باز کنید، روی چرخ دنده تنظیمات کلیک کنید و See All Settings را انتخاب کنید. از آنجا روی فیلترها و آدرس های مسدود شده رفته و ایجاد یک فیلتر جدید را کلیک کنید.
می توانید فیلتر خود را برای سازماندهی ایمیل ها توسط فرستنده، گیرنده، موضوع، کلمات کلیدی و موارد دیگر سفارش سازی کنید. وقتی آن را اعمال کردید، روی ایجاد فیلتر کلیک کنید.
ایجاد امضا
تنظیم یک امضا در Gmail می تواند یک مرحله در هنگام نوشتن پیام صرفه جویی کند و ایمیل شما را حرفه ای تر نشان دهد. برای تنظیم امضا برای همه پیام های خروجی، Gmail را باز کنید> روی تنظیمات که آیکون چرخ دنده دارد بزنید> همه تنظیمات را مشاهده کنید. از آنجا به پایین بروید تا Signature را ببینید و روی ایجاد جدید کلیک کنید. هر امضایی که ایجاد کرده اید، قابل مشاهده است و در هر زمان می توانید آنها را ویرایش یا حذف کنید.
حذف کردن پیام فرستاده شده
اگر مثل من باشید، بعد از زدن دکمه ارسال، خود را سرزنش می کنید. خوشبختانه، Gmail یک ویژگی خوب دارد به نام Undo Send. درست بعد از ارسال، پیامی در پایین صفحه ظاهر می شود که می گوید پیام ارسال شده است، اما گزینه لغو ارسال یا مشاهده پیام نیز وجود دارد.
وقتی روی Undo کلیک کنید، Gmail ارسال پیام را متوقف می کند. همچنین می توانید پیام لغو شده را ویرایش کنید. برای راه اندازی Undo ، به تنظیمات رفته > مشاهده همه تنظیمات بروید و به گزینه ی لغو ارسال برسید. از آنجا می توانید پنجره لغو ارسال را 5، 10، 20 یا 30 ثانیه برای نمایش تنظیم کنید.
ارسال برنامه ریزی شده
در صورت داشتن همکاران یا دوستان خود در مناطقی با اختلاف زمانی، برنامه ریزی یک پیام مفید است. برای برنامه ریزی پیام، کافی است آنچه می خواهید بفرستید را به جای کلیک کردن روی ارسال، روی پیکان کوچک پایین کلیک کنید. Gmail برخی از زمانهای ممکن را پیشنهاد می کند، اما شما می توانید یک زمان ارسال خاص را نیز به صورت دستی وارد کنید.
نوشتار هوشمند
نوشتار هوشمند Gmail مانند متن پیش بینی شده کار می کند و هدف آن ساده سازی روند نوشتن شما است. به عنوان مثال، هنگام تایپ "من با شما تماس می گیرم"، نوشتن هوشمند Google پیشنهاد "فردا" را می دهد. فقط کافی است روی آن بزنید تا پیشنهاد را بپذیرید، در غیر این صورت تایپ را ادامه دهید. اگر طرفدار Smart Compose نیستید، می توانید آن را در تنظیمات تغییر دهید.
بررسی املا
ابزار املائی Gmail می تواند مقداری از فشار ناشی از ارسال ایمیل های مهم را از بین ببرد. غلط گیر املا می تواند به کلماتی که در واقع از آنها مطمئن نیستید را به صورت ساده در تایپ سریع کمک کند. اگر Gmail کلمه را زیر آن را خط کشیده باشد و اگر تغییری نیست که می خواهید انجام دهید، می توانید لغو آن را انتخاب کنید. علاوه براین، Gmail دارای ویژگی های تصحیح گرامر خودکار نیز می باشد. همه چیز را می توان در تنظیمات >بررسی املایی روشن یا خاموش کرد.
مکالمات بی صدا
همه ما در یک گروه ایمیل گیر کرده ایم که به نظر نمی رسد ساکت شوند. اگر این مورد برای شما نیز یکسان است، به سادگی ایمیل مزاحم را باز کنید، روی نماد تنظیمات سه نقطه درست در بالای عنوان موضوع ایمیل کلیک کنید و در منوی کشویی، Mute یا سکوت را انتخاب کنید. دقیقا مانند Undo Send، اگر تصادفا کلیک کنید، فرصت صدادار کردن را نیز دارید.
برچسب ها
برچسب ها می توانند راه صندوق ورودی شما را کنترل کنند. آنها به نوعی مانند فیلتر هستند (و شما می توانید برای ارسال ایمیل به برخی از برچسب ها فیلتر تنظیم کنید). برچسب ها در نوار کناری جایی که پوشه های Inbox،Sent ، Junk و سایر پوشه ها را پیدا می کنید، قرار گرفته اند. به پایین بروید و روی ایجاد برچسب جدید کلیک کنید. از آنجا می توانید برچسب خود و همچنین برچسب های گروهی را نامگذاری کنید. به عنوان مثال، اگر شما برای مدرسه منظم هستید، برچسب اصلی می تواند کلاس زیست شناسی باشد و شما می توانید در برچسب هایی درباره پروژه های کلاس و تکالیف ارسال شده گروه بندی کنید.